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【遴选公文写作经验交流】会议公文写作基本常识汇总





来源:网络整理 作者:佚名 2018-06-21 11:54 浏览量: 打印本页 条评论


一、开幕词

(一)文种释义。开幕词是会议的序曲、前奏、动员令,它是在比较重要或隆重的会议开始时,由会议主要领导人所作的讲话。主要是简明扼要地介绍会议召开的背景、组织工作等情况,宣布会议的目的、议程,对会议的进行起着定调的作用。

开幕词属专题灵活式的讲话稿,它虽然多以个人名义出现,但实际上代表了某一组织和领导集体,当其作为公文发出,具有了相应的权威性时,就成为讲话体公文。从文体上看,属于议论文,但比一般议论文更具有鲜明的个性、生动的临场性、实际的针对性、高度的概括性和激昂的鼓动性。对会议的有关问题只是提示一下即可,不必讲得过细,主要是通过简明扼要、庄重热情,带有指导性的提示,使与会者明确会议的有关内容,调动其参加会议的积极性。

(二)基本结构。开幕词的内容结构由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

1、标题。有三种写法:一是由会议名称加文种组成,例如邓小平所作的《中国共产党第十二次全国代表大会开幕词》;二是由讲话人姓名、职务、会议名称以及文种组成,如《胡锦涛主席在庆祝澳门回归祖国五周年纪念大会开幕式上的致辞》;三是用开幕词的主旨或主要内容做标题,例如毛泽东在1945年4月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词。

2、称谓。称谓是对与会者的统称,要根据会议的性质和与会者的身份来称呼。在国内,党的会议一般用“同志们”来称呼;人大、政协会议用“各位代表”来称呼;国际会议一般按国际惯例用“各位嘉宾、女士们、先生们、朋友们”来称呼。

3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

第一,开头。开头常见的写法:以宣布大会开幕为开头。如毛泽东在1945年4月27日中国共产党第七次全国代表大会上所作的《两个中国之命运》的开幕词,只用了一句“中国共产党第七次全国代表大会今天开幕了”作为开头,既简洁又庄重。

以介绍与会者的有关情况为开头。如毛泽东在1954年9月15日第一届全国人民代表大会第一次会议上的开幕词的开头:“中华人民共和国第一届全国人民代表大会第一次会议,今天在我国首都北京举行。代表总数1226人,报到的代表1211人,因病因事请假没有报到的代表15人,报到了因病因事今天临时缺席的代表70人。今天会议实到的代表1141人,合乎法定人数。”

以向与会者表示祝贺与欢迎为开头。如温家宝同志在《共同推进新世纪的亚洲合作》的开头即是如此。

第二,主体。主体是开幕词的核心部分,主要写明召开大会的意义、会议的议程、大会的目的和任务等几方面内容。

第三,结尾。结尾或提出希望与要求,或发出号召,或展望前景,坚定信念。

4、结语。常用“预祝大会圆满成功”之类的祝颂语来结束全文。

(三)写作要领

1、篇幅不宜太长。开幕词要奠定会议的基调,在会议上一般用十几分钟即可讲完,因此要求层次清楚,语言简洁明了。虽然对会议的主要内容、意义、开法等都要有一个明确交代,但也仅仅是画龙点睛般的提示,而不宜说得过细。切忌长篇大论,尤其要防止成为大会报告的缩写。

2、气氛庄重热烈。开幕词既要庄重有力,又要富有感情色彩;既要具有严肃性,又要具有生动性,使讲话热情激昂,富于感染力和鼓动性,尽量避免“官话”、“套话”。结尾或动员与会者开好会议,或号召完成今后任务,或预祝大会成功,都需要热情昂扬,使与会者受到鼓舞,产生开好会议的信心,沉浸在待战的兴奋情绪之中。

3、专题要鲜明。要紧紧围绕会议专题,传达会议的主要精神。

二、主持词

(一)文种释义。主持词是主持人在各种重要的集会、仪式和盛大典礼上进行主持活动过程中所使用的一种文稿。

在当今越来越多、越来越复杂的社会活动中,为了确保活动的质量,主持人需要准备合乎规范的主持词,以使活动朝着预定的计划运行。有了主持词,主持人就可以从容不迫地进行他的主持工作,使各项议程有条不紊;同时,对于一些重要或者大型活动而言,事先准备好主持词,还能够体现出一种庄重严肃的气氛。正因为如此,主持词在当今的社会实践中被人们广泛地运用。

(二)基本结构。主持词的写作结构比较简单,一般应当载明标题、称呼和正文三方面的内容。

1、标题。标题是主持词的眉目,应当写得简明醒目,要反映出活动的名称和文种,如《冀东人民抗日暴动60周年纪念大会主持词》。有些比较简单的会议或典礼,起标题可以直接写《主持词》,以示简洁。

2、称呼。是主持人活动的起首语,是整个活动的开场白,要恰当得体。

3、正文。这是主持词的主体和核心部分。一般应载明三层内容:

一是对活动的目的、性质、意义等的介绍或说明,以便给人以总体的了解和把握。在文字上一定要简练明快,寥寥数语即说明问题,切不可拖泥带水,失之冗长,否则就起不到应有的效果,甚至令人产生厌烦之感。

二是对出席活动人员的介绍。要注意讲究顺序,切不可随意而为。就通常而论,应当先介绍来宾,再介绍主人;先介绍领导,再介绍一般群众;要记住的是,恰当得体的介绍是确保活动顺利进行的重要一环。

三是按照事先确定的活动议程,逐一宣读主持词。要注意敏锐地把握活动的进程,适时宣读,既不能“抢话”,也不可出现“冷场”;要通过适度得体的主持词,顺利引导活动程序的进行,使人感到前后衔接顺畅,既紧凑又舒适,浑然天成。实践表明,主持人主持水平的高低,直接关系到活动的成败。

最后,还要对所有参与活动的人员再次致以谢意,并宣布活动结束。

(三)写作要领

1、称呼要得体。称呼可以说是主持人主持活动的起首语,是整个活动的“开场”,因此显得特别重要。要做到恰切得体,根据活动的具体情况采用不同的称呼,如是系统内部的活动,可称“各位领导、同志们”;如是对外的大型活动,则可称“各位来宾、各位领导、同志们”,或“各位来宾、各位领导、女士们、先生们、朋友们”等。

2、用语要恰切适当。要切合主持人的身份和活动的具体环境,使用恰当的主持词,不可形同“领导讲话”,也不可盲目追求活动气氛而过多地使用浮华艳丽的辞藻,那样会使人感到厌烦。

3、要简短精炼。主持词是用来引导活动议程的,因此一定要讲求精短,话不在多而在精。如不注意这一点,也会使整个主持的质量大打折扣。

三、会议记录

(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中,记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程,反映了会议的全貌,是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档,作为研究资料保存起来,以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。

(二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。

1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成,例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。

2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容:①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言,在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多,则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议,缺席人较多,则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。

以上八项应各自单独成段。

3、会议内容。这是会议记录的主体部分,主要包括:①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录,要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议,有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落,逐条写出决议内容。假如通过表决,还应记录表决情况,即有多少赞成票,多少反对票,多少弃权票。

会议结束,记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。

4、署名。在全文结尾的右下方,由主持人和记录人分别签名,并注明会议散会时间。

(三)写作要领

1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意,如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等,不能违背发言人的意图,甚至曲解其观点。否则,将会给工作造成损失。

2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时,一定要聚精会神,一丝不苟;要有高度的政治责任感和强烈的事业心,抓住发言要点,扼要地记录下来。

3、条理清晰,详细分明。会议记录虽然要忠实原意,但并非有言必录,而要在真实、准确的前提下抓住重点,如会议主持者与主要领导人发言的中心思想,决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录,或甚至不记。

4、要讲求技巧,提高效率。要做到这一点,需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号,其中速记起着非常重要的作用,对于较长的专用名词,可以使用通用的或约定俗成的简称,如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”;对于常用词语,可记其中主要词素,如“整顿党风”可写为“整党”;对生僻字词或一时想不起的字词,可用汉语拼音字母标注,会后补上;对于一些成语、俗语等,可省略一部分,如“路遥知马力……”(日久见人心)等;对于发言人使用引语时,可只用引语的首句和末句,中间用省略号,但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等,会后及时查对补上。对于数字的书写,可用阿拉伯数字,既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语,可用外语符号记录,如“办公自动化”可写成“OA”,“世界贸易组织”可写为“WTO”,“亚太经合组织”可写为“APEC”等。

四、闭幕词

(一)文种释义。闭幕词是在会议结束时,由主要领导所作的讲话,是会议的结束语。主要是总结会议的成果,指出贯彻会议精神的要求,指出今后努力的方向,最后祝贺会议的成功等。闭幕词能明确人们的工作方向,鼓舞与会人员的斗志,增强完成会议内容的信心。

闭幕词通常要概括总结会议完成的任务,以及所通过的报告、章程和决议,肯定会议的成功之外,评价会议产生的深远影响,提出贯彻会议精神的要求,激励与会人员为实现会议提出的任务和目标而奋斗。结束语常常是用一句话庄严宣布大会胜利闭幕。

闭幕词与开幕词密切相关,一为大会收尾,一为大会开篇,首尾呼应,缺一不可,同时又各有侧重,各具特色。

闭幕词要求言简意赅,表达清楚,感情激昂,主要是站在一定高度对会议进行科学评价、准确地归纳会议的成功之处,有力地提出号召,从而激发与会者贯彻好大会精神的决心,使大会气氛达到完满的高潮。

(二)基本结构。闭幕词的内容结构一般由标题、称谓、正文和结语四部分组成。

1、标题。标题的写法与开幕词类似,可以直接标明会议的内容和文种,如上述例文就是如此。同一会议的闭幕词要与开幕词标题相对应,例如毛泽东在中国共产党第七次全国代表大会上所作的题为《愚公移山》的闭幕词与题为《两个中国之命运》的开幕词相应,两者都是以主要内容为标题。

2、称谓。称谓的写法与开幕词的称谓一致。

3、正文。正文有开头、主体和结尾三部分。

第一,开头。用简洁的文字对会议作总体的评价,如《在第十届全国人民代表大会第二次会议闭幕时的讲话》的开头就是如此。

第二,主体。主体是对会议所完成的任务以及会议的意义进行概括总结,并提出贯彻会议精神的要求和希望。对会议所完成任务的概括总结,一定要注意列举出实在内容,不能空泛笼统。

第三,结尾。结尾可提出希望,发出号召;也可对主持会议以及为会议服务的人员表示感谢,或对与会者表示祝愿。

4、结语。结语用以宣布会议结束,常用“现在,我宣布,大会胜利闭幕!”作为结束语。

闭幕词要对会议作出科学、深刻的总结和客观、中肯的评价,语言精练,富于感染力。

(三)写作要领

1、概括简洁准确,忌冗长空泛。闭幕词贵在对会议总结的科学深刻,用语凝练,结论准确,画龙点睛。在用一两句说明大会胜利成功之后,应从理论的高度,提纲挈领地总结大会的主要收获,取得了什么经验,如何贯彻大会精神,然后收尾,提出号召,宣布大会闭幕。

撰写闭幕词必须了解会议的全过程,掌握大会的基本精神和讨论情况,紧紧围绕大会宗旨,体现大会成果,不能偏离大会精神另搞一套。

文字要少而精,千万不可长篇大论,空话连篇,不着边际。

2、语言坚定有力。闭幕词是在总结大会精神的基础上,进一步唤起与会者领会、贯彻、落实大会任务的高昂情绪,因而宜用满怀激情而又坚定有力的语言,能给人鼓舞,催人振奋。切忌“无病呻吟式”的抒情,句式要简短急促,避免拖沓疲软。

 “文以气而立”,好的闭幕词讲究气势,势如破竹,一气呵成。为此,可以适当地运用排比句,以增加用语的整齐之美。总之,好的闭幕词能够使人重温大会要点,受到启发和鼓舞,给人留下美好的印象,值得回味。

3、全面掌握会议情况。撰写闭幕词应对会议的宗旨、议程、出席人员等情况作全面的了解,把握会议精神,并注意收集会议的各种文字材料,这样才能写出切合会议的好的闭幕词来。

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