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文件的处理——办公室能力





来源:网络整理 作者:佚名 2017-11-06 19:31 浏览量: 打印本页 条评论


一、红头文件的制作及标准     

1、进行页面设置     

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。     

2、插入页号     

选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。     

3、发文机关标识制作     

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。     

选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“50px”;宽度设置成“387.5px”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐:     

“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“62.5px——平行文标准,200px——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。     

选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。     

4、红线制作     

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右,划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25”。选择“大小”附签,“宽度”设置为“387.5px”。     

选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“175px——平行文标准,337.5px——上行文标准,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。     

5、文号制作     

平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。     

上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。     

注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。     

6、主题词制作     

选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。     

7、保存成模板文件     

单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可)。     

至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。     

要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版     

1依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。     

2、制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:     

标题——二号小标宋字体,居中显示;     

主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;     

正文——三号仿宋字体;     

成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替。     

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。


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