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新秘书的“第一印象”——办公室能力





来源:网络整理 作者:佚名 2017-11-06 19:28 浏览量: 打印本页 条评论


一个人走上工作岗位后,他(她)的“态度”,便暴露在领导和同事们的面前。这个“态度”的含义有以下几条:一是言行举止所表现出的情感神态;二是对人对事的基本看法和表现;三是对人生对事业的认知和信念;四是行为倾向的反应和准备状态。

一、四种态度

“四种情况”,领导和同事们是看在眼里,“记”在心里的。这里的“记”,只是一种“推断”——透过“蛛丝马迹”得出的看法,并不十分科学。然而实际情况却是,这种对人的“初始印象”,往往会延续很长时间甚至终生。

知道了社会学、心理学中,存在着这种“印象现象”,初进办公厅的秘书工作者,就要时刻提醒自己,在以上“四种情况”中注意传达出正面的信息,使领导和同事得出较高的“印象分”,这样一来,自己以后的路,就可能走得比较顺利了。

二、眼里有活

刚走上岗位的秘书工作者,要取得老同志的支持和认可,很重要的一点就是“眼里有活”。

要从拿拖把、打开水、擦桌子等日常看得见、摸得着的具体事做起,不要当等待别人,尤其是老同志伺候的“甩手掌柜”。

举个最简单的例子,时下,许多单位的办公条件都有改善,喝上了纯净水。不过即使是这样,水桶里没有水了,也得有人换。即使不是自己换,也得打个电话吧。类似这些事谁来干?总不能次次都是老同志干吧。

这里再说个例子:一年,某单位新进了一名后来被称作“混混”的年轻人,这位年轻人上岗后的表现,简要说就是:老同志打扫卫生他办公;老同志打水他泡茶;电话铃响等着老同志接;晚上瞎侃胡玩不睡觉,上班几乎天天迟到;工作时有打不完的私人电话;大事做不来,小事又不做……

两年后,这位“混混”便混不下去了——被单位给“下课”了。

像这种“混混”当然是个别的。但在实际工作中,类似这样的行为和现象,还是经常可以看到的。“混混”混不下去的事实告诉我们,新进办公厅的秘书工作者,不要好高骛远,觉得自己年轻、有文凭、有能力、有水平,把什么事都不放在心上。要甘当小学生,脚踏实地、埋头苦干。

古人讲:“一屋不扫,何以扫天下。”“欲治国者,先齐其家,欲齐其家者,先修其身。”因此,刚刚走上岗位的新同志,不要想着自己是治天下、治国家的料,别人都是扫屋子的料。即使你是未来的国家栋梁之材,也得从头做起。许多政治领袖、军事将领、亿万富翁都是从基层干起,一步一步走向成功的。这方面的例子很多,就不一一列举了。

笔者年轻时认识一位秘书工作者,到机关工作后非常勤快,上班每天都早到,抹桌子扫地打开水,经常加班加点毫无怨言,公差勤务争着去。办公室的老同志都很喜欢他,愿意教他帮他,很快,他就在单位“立”住了。

一个人到一个新单位,就好比一棵树挪了个地方,只有如饥似渴地接受阳光、雨露和大地的滋养,才能生根、发芽、开花、结果。否则,就是参天之材,也会枯死。而要想得到阳光、雨露和大地滋养,关键在于自己要有主动接近、接受的实际。

三、进门拜师

刚进机关的秘书工作者,要注意“拜师傅”。

一是拜老同志为师。

任何带有技术性的学问,其学习方法基本上是师傅带徒弟,代代相传。办公厅的工作,也是一门技术性很强的学问,也是需要师傅带徒弟的。据媒体报道,山东某市政府采取“导师制”培训新入机关的同志。所谓“导师制”,就是师傅带徒弟——指定一名“老机关”带一名新同志。这名“老机关”要经过资格认证,并颁发证书。

这个做法其实是传统做法,只不过过去没有把它制度化、规范化,没有用“导师制”这个词。在岗培训秘书工作者,作为单位,要注意像该市那样采取“导师制”;作为个人,则要积极主动拜老同志为师,主动、诚恳地接受传、帮、带。谁这么做了,谁就能较快地适应环境。

二是拜同事为师。

要拜和自己工作类似、同期上岗的同事为师,学习别人的优点、长处,总结别人好的工作方法,主动虚心请教。当有人主动帮助时,要诚恳接受。当有人提出批评时,如批评得有理,要立即接受并马上改正;即使批评有误,也不要立即辩解,以别人是在提醒自己的心态处之。

三是拜文字资料为师。

要尽量争取把本单位留存的材料看上一遍,重点材料多看几遍,能摘记的摘记一些,全面了解本单位的历史沿革、工作性质、工作任务、工作特点、职责范围、上下关系、重大事项、行业语言等。

四是拜工具书为师。

目前,市场上有关秘书工作入门的书籍很多,这些书都是前人的经验总结,对于较快地进入“状态”具有参考作用,可以有选择地看。

我们经常说,新同志进入办公厅工作,首先要“熟悉环境”。所谓“环境”,指的是保障机构正常运转的人事关系、规章制度、办事程序、作风习惯等“东西”。这些“东西”,有的是见诸于文字可以看到的;有的是无形的需要言传;有的则存在于人们心里,只能意会。

这些“东西”,大多是书本上学不到的,需要在实践中慢慢体会——看了参考书,就知道秘书工作是怎么回事;看了文字资料,就知道了本单位各方面的工作情况;跟着老同志见习、向同事学习,不仅可以学习以上两点,也了解了现实情况,这样还愁不熟悉环境?

四、小事做起

“办公厅工作无小事”,是我们经常说的,新进办公厅的秘书工作者,千万不要忽视所谓的“小事情”。

办公厅工作有以下几个特点:

一是政策性,违背原则不行。

二是连续性,前后不一致不行。

三是时效性,慢了耽误事不行。

四是群众性,事关广大群众的利益,出了事影响大。

因此,秘书工作者不要小看自己的工作,不要轻视、忽视日常工作中的小事。

五、做到三会

新秘书工作者首先要锻炼自己,做到“三会”:

会说话——开会发言;汇报情况;提出建议;传达指示。

会撰文——各类常用公文,包括通知、计划、信函、决定、请示、报告、简报、总结(月、季、半年、一年)、经验总结、调查报告、典型材料、领导讲话、党委报告、研究材料等。

会办事——接待、协调、组织会议、检查工作、陪同领导下基层等。

上述事情,大多比较繁杂琐碎,特别需要耐心、细心、精心。为了说明这一点,举一个例子:

某单位在大礼堂隆重召开会议,主持人宣布起立奏国歌,结果音响不响,大家干等着,这时的一分钟比平常的一个小时都长。负责会议的同志赶快查原因,原来是忘了通知管音响设备的同志。主持会议的领导很不高兴,大家坐下后,整整批了职能部门十分钟,指示这个部门会后要搞整顿。你看,就是忘了打一个电话,就捅出了这么个大娄子。

办公厅的工作既具体又繁杂,而且是周而复始天天如此,年轻人容易觉得厌倦。而这些具体的事情,恰恰是磨炼基本功的项目,就像要实现老百姓到军人的转变,必须进行单兵训练一样,“一二一”地走步,既单调又枯燥,但必须这么做。

“天下大事,必做于细。”不要觉着自己是干大事的,就对身边的小事不屑一顾。要遵守上下班、会议、商谈、访问等规定和约定的时间,养成在任何场合下提前到场的习惯;自觉按照单位规定和要求着装;礼貌地使用“您好”、“欢迎”、“稍候”、“谢谢”、“再见”等文明用语;高效快速地接打电话、撰文、收文、发文、办事,等等。

从小事做起,并不是否定设定努力的大目标,恰恰是为了有效地实现大目标。“千里之行,始于足下”、“万丈高楼平地起”,讲的就是这个道理。


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