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提高篇:整理材料——办公室能力





来源:网络整理 作者:佚名 2017-11-06 19:01 浏览量: 打印本页 条评论


         历经一个周期的艰苦磨练,恭喜你进入整理材料的第二阶段。这一阶段,显著的特征就是看谁的材料都不如自己。因为经过一年的整理材料,你接触的了这一年中不同阶段,不同类别的政府公文,无论是报告、讲话、文件、经验材料、调研报告,还是领导个人的述职报告,和一切私人性的材料,该接触的基本都接触到了,该写的都写了,甚至写了N遍了,掌握了政府公文的整理方法和窍门,心理开始觉得,原来材料没啥难滴。

翻过别人的材料一看,不就那么回事吗,我不也这么写的吗,我看他写的还不如我呢?这就好比你开车刚刚熟练,一上道的速度肯定比新手和老手快得多,这可是个危险期。此刻,我忠心奉劝有此心理的仁兄义妹,一定保持戒骄戒躁的心理状态,虚心学习,不断提高文字综合能力,奠定你在文字方面的主导地位,木秀于林(先不管风吹不吹)。

言归正传,就文字材料本身,想提高,得从哪些方面入手,暂且谈谈粗浅体会。

一、立题高远,力求一个“新”字。

文章的标题就是文章的眼睛。就材料而言,最吸引人的,能够体现材料新颖于别人,莫过于标题了。有经验的秘书都知道,当一篇文字材料拿到手里,不管是领导还是秘书,首先翻阅的就是文章的大小标题。这个标题,实际上就是整篇材料的“招牌”,必须立足实际,着眼高远,准确无误,新颖超前。本人在整理材料时,最注重的就是标题的研究。

文章的一级标题大致可以分为三类:一是政府工作报告、述职报告等类别的固定标题;二是XX会议上的讲话模式的简洁标题;三是以经验材料为代表的观点性标题,如“延伸领域,拓宽渠道,全面提升招商引资水平”。还有一种带副标题的标题,多数用于通讯报道,多数属记者发稿模式,机关接触不算多。

文章的二级标题,也就是每个部分的大标题,视材料类别可以分为一句话的、两句话的、一段话的。这个标题的长短,视领导个人喜好而选择。从我服务领导的习惯看,总结类的用一句话,部署或者说明工作类的用两句话。我看的资料里,多数基本都是如此。三级标题同二级标题。四级标题属于基础的文字概括,我基本都用一句话标题,长了会有沉重感,这一点老秘们应多有体会。

拟定标题时,要注重5个性:

一是政治性。政府机关的文字材料是为政治服务的,必须紧随政治走向,围绕大政方针。

二是实践性。机关的文字材料基本都是总结、部署、说明工作的,必须有实践操作性。如果脱离工作实际,再有理论高度民主,也是一些大官话,大套话,空喊大口号。

三是概括性。标题一定是下面内容的高度提练和概括。如果标题盖不住内容,文不对题,那就有点所问非所答的味道了,文章是不可能高质量。

四是新颖性。很多领导都不喜欢陈词滥调,所以标题尽量不要太大众化。比如加强领导这个词,基本上讲话类文章最后一个题都是这个,何不妨换成建立完善覆盖各级组织的领导体系,表述的都适宜个意思。建议多动脑,常创新。

五是统一性。就是并列关系的标题,尽量统一格式,统一语言,显得文章整齐划一,干净利落。杰出代表作是党的十六大报告前面的总结部分。我习惯的标题形式就是“以XX为标志,XX有新提升;以XX为标志,XX实现新跨越;以XX为标志,XX取得新进展”,或者“强势推进招商引资和项目建设,拉动经济加快发展;强势推进工业经济高速高效运行,加快工业兴市步伐;强势推进现代农业发展,建设社会主义新农村”这一类的标题,领导比较认可。但是这类标题最大的弊病是有局限性,并且跟对联一样,比较难弄,理论研讨性文章尽量不要这样列题。

把握好两个关系:一是上级标题与下级标题之间的包含关系;二是同级标题之间的并列关系。之所以提这个简单的逻辑关系问题,是因为这个问题太常见了。很多材料看起来没有个数、混乱不清,就是因为打破了这个关系。本应包含关系的标题,都拉出来单列题,根本不是一个辈份上的事,非拿出来一起说,这文章不乱都怪。这个情况,多看基层报上来的材料,感触一定很深。

二、结构严谨,力求一个“稳”字。

文章的结构,就是文章的骨架。一篇好的公文,在结构上如同鼎一样,文章各部门互为犄角之势,不管抽掉哪部分,或者弱化哪部分,文章就会失重,不协调。

要保证文章四平八稳,要适度把握四个方面。

一是内容要全。整理材料之前,要把材料所涉及的内容全部拉出来,不要怕多,这是文章是否丰满的最基本保证。这里唠叨两句,很多新秘书常常为文章篇幅小,达不到要求字数所烦恼。其实这就是文章内容含量小的根本体现。

试想,文章要说二十件事和要说五件事的字数含量能一样吗?所以不要在字上做文章,要多在事上下功夫。内容是否全面也是验证你对工作了解是否深入全面的标准,这是在反映你的工作能力而不是文字能力。

二要条理要清。换言之,就是对材料涉及内容归纳得一定要准确,位置摆放一定要合理。这就需要对已经列出的文章内容进行合并同类项。从政府的公文的一般性规律看,多数是三部分结构。

不过十七大以后,很多地方的材料结构都是多部分的了。文章要列出几个部分,定下来以后,就要把你拉出的这些事分门别类的装进去。装的合理与否,这就看你的分析能力和角度调整问题了。总而言之一句话,文章的条理,必须清晰、流畅,要让别人看了,知道你在说什么,而不是把事情杂乱无章的,堆砌在那里,给别人云里雾里的感觉。

三是逻辑要清。就是你所表述内容的前后顺序,要符合逻辑关系,先说什么事,再说什么事,这要千万把握好。千万不要一件事,前面说,中间说,后面还说,让领导不知道你到底用这件事,说明什么问题。如果这件事涉及多个领域,记得一定调整好角度说。

三、言词准确,力求一个“精”字。

言词就是文章的基础和精髓,这个不需要解释。

在语言表达上,我认为重点要做到三点:

一是话说得要大器。比如说“城市基础设施不断完善,承载能力显著增强,就不如说城市功能显著提升,宜居宜业城市初具规模。”“社会事业全面进步,人民生活水平不断提高”,就不如说“民生进一步改善,和谐社会建设取得新进展”。具体词语上,“规模扩大“不如“规模扩张”,“总量增加”不如“总量膨胀”。

当然,这是我个人看法,不过还是建议说话的时候,要拓展思维,往大理论、大方向上靠,不要拘泥与工作本身,这样一来话才能说得大器。另外,话要想说得有劲,多用排比句、短语,想理论水平高,多用长句子,但是句群划分一定要合理

二要话要说干练。主要就是句子主、谓、宾的合理运用,这是语文基础,秘书朋友都具备。建议少用的、地、得之类的字,翻翻中央党代会报告,一个字你都删不掉,也添不上,这就看出文字的严谨性了。

三要语言优美。这类词语多出现于祝词、献词、致辞一类的材料里。正式公文中尽量不要用,会不伦不类。这类词语在于自己的文学基础和日常积累,只要多看多学,没什么难度。还有就是古语,适当引用会给文章增添不少色彩,但是引用的一定要精,千万不要多,而且要保证高度准确。


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