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整理材料:入门篇——办公室能力





来源:网络整理 作者:佚名 2017-11-06 18:34 浏览量: 打印本页 条评论


为何叫整理材料,而不叫写材料?也许有人要发问。那我就说下我的见解。

材料是工作部署的文字化,研究文字材料的过程,其实就是研究工作的过程,要把工作整理出条理用文字表述出来。机关里没有一篇脱离工作实际的文字材料,除非那是纯粹的文学作品。无论工作报告、领导讲话,还是各类的汇报、总结、经验等等,都是用系统的文字来说明工作。

所以,当了秘书或笔杆子,第一就要认清这个问题。至于为何叫入门篇?这就不需要解释了。下面,我就把我从事文秘工作的一点感受和体会说说,抛砖引玉,以供刚进门的秘书兄弟姐妹们参考。

第一,强化内心修为,时刻保持清醒的头脑,和有条不紊的工作程序。

刚接触材料时候的感受,就一个字“晕”。领导把一个材料交给自己的时候,头晕脑涨,心乱如麻,这都怎么写,都写个啥,按啥格式写,说啥样的话全不知道,憋得满地乱蹦。

好容易弄出点东西来,左看不行,右看不妥,撕了再写,写了再撕,反反复复,好容易弄到领导那里了,两个字枪毙。这是我刚接触材料时候的感受,我想还会有很多跟我差不多的。

现在反思一下,这是自己内心不够沉稳的外在表现。我建议刚入门的秘书们,千万不要重蹈我的覆辙。兵来将挡,水来土掩,慌什么。慌乱,慌乱,慌了就乱了。这个道理大家比我理解的还深刻呢。我要说的就是,不管领导交给你的任务有多难、多重,必须保持镇定冷静,这样才能头脑清醒,才会有思路,有语言,才能定下心来干材料。

再就是,刚接触材料的时候,不要给自己太大的压力,不要对自己期望过高,奢望着拿出来的材料,马上被领导认可。如果有了这个心理,就会在刚开始整理材料的时候,一味否定自己,觉得自己这也不行,那也不行,总达不到自己的理想标准,自己的材料过不了自己的关。

其实,大多数领导对新秘书,还是比较理解的,不会在工作开始的时候,对你有太高的要求。他也知道,谁也不是刚生下来就会走路,这是需要一个过程滴。

第二,尽快熟悉工作,时刻掌握工作运行态势,以及各类亮点。

刚接触材料的秘书,很容易局限在文字本身,这话怎么说才能大器啊、好听啊、领导喜欢啊。我觉得完全没有必要,这就象盖房子,你连这房子怎么设计,怎么打基础,怎么一层层盖都不知道呢,就去考虑这房子装修的时候用什么材料才能好看,瞅着舒坦、住着舒服。这是本末倒置。

就拿盖房子打比方吧,你现在需要知道的是,盖房子都得需要哪些原材料,也就是你材料里面,都要写哪些东西。这些东西,就是工作,你所在单位实实在在的工作。比如,你到党委、****的办公室工作,你就要知道,这党建工作都是干啥的,咋干,这经济工作都涵盖哪些方面,都得干些啥,涉及民生的都是哪些地方,还要知道这些工作都开展到什么程度了,都做了哪些叫得响的大事、好事。

如果你在部门办公室工作,你现在马上就得对你全局工作有了解了,这个容易多了,因为你可能原来就在这个单位,干啥心里都有数。企业吗,本人没待过,暂且不表。古人云,读书破万卷,下笔如有神。我说,工作了解透,提笔就成章。

第三,熟知机关材料种类,以及写法,时刻准备着应付纷杂的工作任务。

公文种类有多少种,怎么写,有文件规定,咱就略了,自己找找公文处理条例都记住了,这个问题对秘书来说太简单了。我说的是公文以外的应用文,领导讲话、经验材料、调研报告等等的这类,专为领导准备的东西。这类东西是秘书接触最多的,也是最犯难的。想弄好,没啥窍门,就得靠下功夫。

开始的时候,要知道这类材料每个类型的基本写法,这要靠你多翻阅以往的材料。一个一般的共同规律,就是三三制,也就是文章有三个大标题,当然不是绝对的,但是还是多数的。

比如说,领导在经济工作会议上的讲话吧。大致的提纲就是:第一,回顾过去的工作轨迹,增强再度发展的信心和决心。第二,突出重点,全面推进,确保经济又好又快发展。第三,加强领导,完善机制,为实现全年经济目标提供有力保障。

比如,教育工作会议上的讲话,提纲大致是:第一,提高认识,增强加快教育事业发展的责任心和紧迫感。第二,创新方法,不断提升教育教学水平。第三,讲求奉献,充分发挥教育工作在经济社会发展中的重要作用。这也到是符合提出问题、分析问题、解决问题的基本思路,新秘书们好好研究研究吧。

我列举的只是讲话类,至于别的种类,你就得自己慢慢研究了,中心一条,就是你必须对所有的文字材料的结构框架了解。这也就是相当于,你盖房子的图纸。图纸设计的好,你房子看起来才美观。

你对这些基本框架了解以后,恭喜你,现在可以应付领导交给你的任务了。先不说好坏,你领导交我的东西,我可以照葫芦画瓢给你弄出来了,好不好能力问题,但是写不写的出来那可是咱态度问题。态度端正了,领导还是蛮高兴的,也会发现你这秘书是个可塑之才。

对了,还要建议一下,每个种类的文字材料,你都找几篇好的研究,看看人家的框架布局,语言表达方式,说事的先后顺序,特别好的,就背他几篇,反正年轻,也不浪费啥时间。这么做了,你会发现,在关键的时候,啥参考都没有,你居然也知道领导交给你的材料,该怎么写。

第四,坚持长期看报看新闻的习惯,时刻把握最前沿的政治动态。

整理材料,咱得讲政治啊。也就是说,咱整的这个东西,要完全符合国家的大政方针,符合本地党代表、全委会、人大会确定的工作方向和****,紧随政治走向。偏离了这些,弄出的东西就是跟花一样,也会被领导一脚踢回来。

比如现在都推动经济社会又好又快发展了,努力构建和谐社会呢,你还扯着努力快发展、全面建小康不放,那就是跟不上发展趋势了。再比如说,你们上任领导提出个“一二三四五六”工程,新领导来了,你还整天一二一的,新领导马上就要扁你,你得给新领导定个“二五一十”的工程了,你得跟领导的想法合上拍。

小点声告诉新秘书们,给领导制定新思路,回报丰厚(以下省略数十字)。言归正传,要把握好政治,必须要多看新闻,多看报纸,多看报刊,要养成习惯,如果忙,你浏览下标题,也加深印象啊。只有把握住政治走向,你的材料才能完全适应时代发展需要,也充分体现出你们单位贯彻落实上级精神的实际成果。

第五,敢于并善于翻译,时刻做好编辑工作。

其实是个投机的招法,说来,只是为新秘书朋友解燃眉之急的,可千万别惯用此术。翻译的学名叫,不过叫翻译,说明还是有一定的技术含量的。有很多材料,咱根本没接触过,根本不知道咋整。这时候,就要充分发挥秘书朋友们的聪明才智,不管你上网上翻也好,管别人要也好,弄几个范本回来先。

接下来的任务,就是找出一个比较适合本地情况的,开始编辑。这编辑就有说道了,你就把人家做的事,换成自己的事,连标题都不变,那可就是抄了。咱这翻译,就高明在这里,咱把他的标题换成自己的话,把他的话,换个表达方式,别改变中心思想就行。

比如说:“年初以来,我们始终坚持以科学发展观为指导,在**********的正确领导下,不畏困难,鼓劲加压,开拓创新,理清发展思路,提升区位优势,全面推进经济社会发展,呈现出经济日趋繁荣,社会事业日益发展,人民群众安居乐业的大好局面”这段话,

咱把它翻译成:“近年来,全市上下全面落实科学发展观,认真贯彻**********的各项部署,在困难中拼搏,在压力中奋起,在创新中前进,发展思路和发展战略进一步明晰,区域中心城市地位得以提升,城市面貌发生了可喜的变化,呈现出经济日趋繁荣,社会事业日益发展,人民群众安居乐业的大好局面”。

听起来还差不多,意思也没啥变化,好象还有些升华,可是谁TNND敢说我抄的,这点破事就得这么说,中国就那么几千字,咋组合也得有重复的吧。

不过,兄弟姐妹们,切记,可千万别可一只羊身上拔羊毛啊,你可一个材料翻译,咋翻译都有人家的影子。你不妨多找几个相同类型的材料,一个上面摘下一块为我所用,然后加上合理的翻译,一切都哦了,那就完全是咱自己的了。毕竟,重新组合也是一种创新吗。

顺便,友情提示一下,****日报、省报里的评论员文章,直接就可以拿来用,可千万别翻译啊,会弄巧成拙的,大不了,咱再他那段话上加上引号呗。

入门的东西就这么点感受。这个时期,新秘书的主要特征,对自己没有信心,看到谁写的材料都比自己好。如果大家有兴趣,有时间再谈谈“提高篇”;第二阶段,对自己高度自信,看谁的材料也不如自己。

 


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