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把握好“5个要领”——办公室能力





来源:网络整理 作者:佚名 2017-11-06 17:00 浏览量: 打印本页 条评论


 

(一)服从而不盲从。

服从与盲从虽只一字之差,但意义却大相径庭。服从是无条件地执行,不找任何借口,快速认真地依从领导或上级的指令完成任务;盲从则是对领导或上级的指示、决定,在不理解其意图的情况下一味附和、一概听从、一律执行的盲目行为。从这个角度来讲,服从是一种尊重、一种纪律,也是一种责任。

但服从不等于盲从。服从,需要辩证思考、理性判断、客观分析、保持主见,对领导的能力、学识、水平等可以认同和赞赏,但不能迷信、崇拜和不分青红皂白。尊重领导,也要张驰有度、明辨是非。领导也是人,不是神,也有说错话、办错事的时候。如果发现领导有错时,作为秘书就要冷静思考,权衡利弊,积极提醒。

特别是在一些原则立场和大是大非面前,如果发现领导有错或决策出现问题,就不能一味顺从,而是要想方设法及时向领导坦诚地阐明自己的看法,提出自己的意见、建议,而不能明知不对、有错不纠,更不能去帮“倒忙”或“添乱子”。

此话看的像大话空话,实际真要有这个作用,会改变个人仕途轨迹。只是这种机会,可遇不可求,分寸比较难以拿捏。

(二)理解而不曲解

理解人,贴体人,亦或是善解人意,这是秘书最重要的本领之一。古代先哲有句“人之相知,贵在知心”的至理名言,其所谓的“知心”,指的就是理解,这是人际交往中,最为宝贵难求的美好情愫。

秘书固然要有丰富的知识、精通的业务、出众的才能,但善于理解领导,则应是首要能力和基本功夫。否则,将难担此任。

先要熟悉领导的个性特点。人总有其个性,有他的兴趣爱好、价值取向、家庭背景乃至弱点短处等,领导者也不例外。领导由于不同的个性,就形成了不同的领导风格、处世方式和工作方法。

其次要了解领导工作的需要。人的主观意愿具有“需要→动机→行为”这一过程特点。秘书人员只有了解了领导的需要,才能从领导的需要出发而开展工作,“想领导之所想,急领导之所急,供领导之所需”进而得到领导的赏识和信任。但理解又不能曲解,也就是不能矫枉过正、曲意奉承和见风使舵等,否则,就容易适得其反,造成工作失误或不良影响。

(三)尊重而不“失重”。

尊重领导,也是秘书工作纪律的重要组成部分。由于秘书同领导有着较深层次的接触,必然或多或少地了解领导者的一些隐私,比如家庭背景、社会关系、书信往来、日常嗜好以及机要文件、公务秘密等等,都要求秘书予以严守保密,不能随意公开张扬,更不能把它们当作“内部消息”来哗众取宠。

(四)“实言”而不“食言”。

比如向领导汇报工作、反映情况要真实准确、客观全面,有喜报喜、有忧报忧;向下级传达文件政策要如如实实、原本原样,既不夸大,也不缩小,更不“走调”;日常参谋服务工作,要注重调查研究,准确全面掌握了解情况等,而不能偏听偏信,“听到风就是雨”,更不能拿假情况去哄领导,也不能搞“假传圣旨”行为,否则,后果不堪设想。

秘书忠诚于领导工作还要言而有信、有条不紊,做到言必行、行必果,不能“口惠而实不至”或说话办事丢三拉四。这样只能招致别人的嫌弃,失去领导和他人的信任。

(五)补台而不拆台。

由于领导和秘书各自的经历、职责、地位不同,决定了彼此间的差异性,正是这种差异性,确立了两者之间的“互补”关系。所以当领导工作中出现不足或遗漏时,秘书人员就应当及时“补”好“台”,做好拾遗补缺和一些善后工作。

从某种意义上说,“补台”工作在许多方面表现为是“打圆场”。比如在日常工作中,领导者成员之间、领导者与部门之间由于种种原因,难免会出现一些误解甚至产生矛盾和纠纷。原则上,对于领导者之间的矛盾和纠纷,秘书必须保持“中立”和沉默状态,不能随意去介入;但在可能情况下,可做些消除误会和隔阂性的“规劝”、“调和”性工作,而不能幸灾乐祸,甚至去做“搅局”者或“拆台”工作。

这是秘书工作纪律所绝不允许的。当然,秘书与领导之间的关系是相互依存、相互作用的,因此,仅有秘书对领导单方面的服从、尊重、理解和“补台”是不够的,领导者也应当从关心、理解和支持的角度,适当给秘书人员“补个台”。只有彼此尊重,相互配合,相互关心和支持,才能实现共同的工作目标,发挥出最佳的工作效能。

 


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