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秘书与领导:处理好“3关系”——办公室能力





来源:网络整理 作者:李炸炸 2017-11-06 16:59 浏览量: 打印本页 条评论


 秘书工作,是顺应领导工作的需要而产生的,也是在提高领导工作效率的目标下而发展的。秘书与领导的关系是相辅相成的,打个比方说,两者的关系就犹如皮毛相联,“皮之不存,毛之焉附?”又若鱼水相依,“水之不存,鱼之焉生?”

因此,秘书工作的存在,是由领导工作的存在来决定的;

秘书工作的发展,是同领导工作的发展相随应的。秘书与领导的基本关系,从职权的角度来说,是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系;

而从秘书工作的职能特点来看,秘书与领导的关系,既有正常交往人际关系中的共同性,又有非同一般交往中的特殊性。

秘书人员如何在参谋服务过程中,把握角色定位,摆正心态位置,艺术地处理好与领导的关系,妥善解决好“应位”、“站位”、“就位”和“到位”问题,笔者试结合秘书工作岗位实践,谈点粗浅看法。

一是依从性与独立性的关系

纵观人类社会的发展史,不难发现这一现象:即没有领导者,就没有秘书工作者;而有秘书工作的地方,就必定有其所服务的领导者。它表明,秘书是依附于领导者而存在的,是适应领导者的辅助要求,而产生和发展的。

因而秘书工作,必须按领导的意图和要求行事,必须服从领导的指示和决定,否则就有“本末倒置”和“角色错位”之嫌,“三服务”工作也就无从谈起。这就是秘书职业的依从性。

但是另一方面,秘书毕竟又是独立于领导之外,而存在的活生生的个体,具有相对独立的人格、思想、意识理念,以及个性特点等等,不可能与领导者绝对融为一体

秘书与领导者一起共事,只不过是为了共同的工作利益与目标,走到一起,形成主辅一体化的合作关系。所以二者都是相对独立的人,在工作和日常交往中,很大程度地依赖于相互间的配合问题,如果二者配合得好,秘书工作就可以在领导身边干下去;反之,就可能难以避免地出现貌合神离,和勉强“凑合”的现象。

清代著名幕学专家汪辉祖曾说:“合则来,不合则去”,讲的就是这个道理。由此可见,一名称职的秘书,只有将依从性与独立性有机地统一起来,摆正自己的位置,在工作中既要听命于领导,又要保持自己独立人格的一面,充分展示自己的聪明才干和人格魅力,而不能凡事唯唯诺诺,丧失自己的思想主见,当然更不能以性情意气行事;否则,就容易出现“合则来,不合则去”去现象,不利于“三服务”工作的开展。

二是被动性与主动性的关系

秘书工作主要是被动性的,这种被动性既体现在“三办”(办文、办会、办事)日常活动中,也体现在参谋服务等全程工作里。

从根本上说,秘书处在从属和被动的位置,发挥着参谋、助手、“桥梁”、“纽带”、“喉舌”和“耳目”等等作用。这就决定了秘书工作要服从服务于领导,很多事项必须事先请示,按领导的意图行事。

但同时,秘书的许多被动性工作,却又需要“主动”地去做,因为秘书工作的好坏,在很大程度上,要看其参谋助手作用,发挥得是否到位。可以说,服务工作既是秘书工作的根本出发点,也是秘书工作的最终归宿。

这就要求秘书的服务工作,不能停留在忙于应付一般办文办事办会的层面上,而要正确处理好被动性与主动性的关系,在完成一般性工作任务的同时,不断发挥主观能动性、积极性和创造性,提高服务工作的质量、档次和有效性。

处理好被动性与主动性的关系:

一要站准位。站准位是秘书人员应具备的基本素质。作为秘书人员,要守纪律、懂规矩、想干事、会干事、干成事,注意参谋服务工作的方法和分寸,所谓“鞍前不越位,马后不掉队”;尤其是不能越俎代庖,擅自代替领导拍板决策。

二要善谋划。凡事要未雨绸缪,“早半拍、快半步”,“应位、就位、到位”而不“缺位、越位、错位”。比如在领导决策前,要超前谋划,收集决策所需的各种信息,提出可供参考的意见建议,做好预案准备工作;在领导决策中,要立足全局,把握重点,协助沟通和协调理顺各种关系,化解有关矛盾和问题;在领导决策后,要认真贯彻落实,及时督查反馈,并根据存在总理或情况变化,提出补充调整或对策意见,为领导完善决策服务。

三要讲“尺度”。也就是要树立3个观念:

一是“适度”的观念。工作固然要坚持高标准、严要求,尽可能地争取出高质量的成果,但也不能因此而过于追求完美,因为任何事物都是相对而存在的。比如“质量”与“效率”,就是一个问题的两个方面,而“程序”与“效率”更是秘书工作的一大矛盾,有时很难求得两全。这就要求我们在工作中,善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面,力求使服务质量和工作效率,达到有机统一。

二是“灵活”的观念。就是把原则性和灵活性结合起来,既遵循基本的政策、制度、规律,做到办事有依据,又坚持实事求是,讲求灵活性和机动性,不死抠“本本”、死抱“框框”和死背“条条”。

三是“辩证”的观念。就是学会辩证法,不搞绝对化、概念化、片面化和极端化,学会辩证地看待问题,妥善处理好“大”与“小”、“重”与“轻”、“急”与“缓”、“主”与“次”的关系,这样,才能确保各项服务工作的有序进行。

三是幕后性与台前性的关系

秘书和秘书工作,素有“幕僚”、“幕职”、“书佐”、“主薄”等等之称,其官职通常被称为“拾遗”、“补阙”、“舍人”、“侍郎”等,而其工作场所,也有着“幕府”、“记室”、“中书门下”、“机要之司”等等之谓。

可见“幕后性”是其本质特征。秘书工作的种种辅助性、被动性、机要性和从属性等,也就决定了秘书人员名义上的假借性、过程上的幕后性和成果上的潜在性,决定了从事秘书工作,特别需要保持一颗平常心,和一种敬业奉献精神。

因此秘书必须为领导的“台前”活动,做大量的幕后工作,即所谓的“幕后一身汗,台前靠边站”,“默默无闻干着轰轰烈烈的事,辛辛苦苦做着风风光光的人”。这就要求秘书人员,要具备甘当铺路石和无名英雄的职业道德,始终身居幕后,保持“隐默”状态;无论能力有多强,都不能忘记自己的“辅助”地位;无论劳动成果或价值有多大,都不能夸耀自己的功劳。

但是另一方面,由于秘书经常被授权办事,或代替领导出席会议、接待来访、参加活动,或代表领导传达有关指示、参与协调相关事宜等,出头露面的机会比较多,往往又要从“幕后”走向“台前”;而且随着管理科学化程度的提高,秘书辅助管理的职能越来越多,秘书从“幕后”走向“台前”的趋势越来越明显。

这又就要求秘书人员,不仅要有甘居幕后、不计功名、“甘为他人作嫁衣”的精神,而且要保持有良好的气质与形象,在“台前”或各种场合面前,恰当和“艺术”地表现自己,自觉维护领导者的权威。


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