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“抄”材料的技巧——办公室能力





来源:网络整理 作者:青山隐隐 2017-11-06 15:07 浏览量: 打印本页 条评论


 

有一句俗话:天下材料一半抄,看你会抄不会抄。的确,刚刚接触秘书工作的“筒子”们会找不到北,写材料不知道从哪儿入手。本人从事办公室工作七载余,从写材料让别人修改,到帮别人修改材料,多多少少积累了一些心得,写出来与大家共勉。
 “抄”也是学写材料的一个捷径,就象学写书法必须先从“摹”到“临”,积累了深厚的功底,最后才会慢慢形成自己的风格。闲话少提,切入正题。
“抄”材料一般可以分为收集资料,列写提纲,筛选资料,润色加工四个步骤。下面逐一讲解。
一、收集资料。
写材料就象盖房子一样,要想盖一间好房子,必须有充足的建筑材料。写材料当然要先有主题,然后根据主题需要收集资料。写材料要找的资料大概有几个来源:
一是本单位以前所写的相关材料,这类资料,符合本单位的实际(本身就是本单位写的嘛),可用性最强;
二是自己调查所获取的资料。通过走访、调查、咨询收集资料,此类资料真实可靠,能让写出的材料有血有肉;
三是网上搜索范本。如今互联网实现“资源共享”,“抄”好材料提供了极大的方便。但如何搜索,有许多人并不一定明白。你一定会问:这不简单吗?想找总结范本就输入“总结”进行查询就OK了。此话不假,问题是,你搜索的关于“总结”的文章太多,但附合你的要求却太少。所以,必须得掌握一定的技巧,即:把你想要材料的主题、文种都输上去,中间用“+”号或是用空格隔开,这样搜出来的资料,就相对附合你的所要的主题了。
如:你要写“XX镇在敬老节座谈会上的讲话”。你可以输“镇+敬老节+座谈会+讲话(或是发言)”,如果不搜到资料不大符合主题,你还可以改成“重阳节+座谈会+讲话”,等等。网络资源这么丰富,应该有会你中意的东东。一般情况下,“抄”一份材料,大约要找3份以上的范本备用。
二、列提纲。
一般情况下,总结、汇报材料的提纲可分为四个部份:①工作开展情况;②采取的做法和措施;③存在的困难和问题;④下步工作打算。有的还可以加上几点建议等。
在此基础上,现在最重要的,就是列写在各部份以下的小提纲。列提纲的一般做法是,把网上找的范本都打开,逐一细读。一边读一边对照本单位开展的工作,如果某些方面与本单位开展的工作一致,好,看人家的标题是如何写的,复制—粘贴。
再读,嗯,这点和本单位的差不多,再把标题复制下来。当然,几篇范本中肯定有重复的地方,选一个好点的标题就是了。这样,当几篇材料读完,我相信你的提纲,也列得差不多了。
现在该加工提纲了,首先修改提纲格式,(现在的公文不知道怎么搞滴,标题都喜欢对仗工整),如果懒得修改,全部都统一用一句话表述就是了。
提纲格式定掉以后,对照所收集的其他资料,看看有哪些工作是本单位做了,但范本中没有提到的,把提纲补充上去。这样,一座房子的框架就搭建成功了。
三、筛选资料。
再次通读范本,将只要符合标题的内容,逐一粘贴到相应的标题下面。注意,只要符合主题的内容都要,不要的待会再删。筛选其他资料,把符合主题的其他资料,也复制(或是输入)到相应的标题下面。这是一个去伪存真的过程,哪些材料可以用,哪样材料不能用,要做到心中有数,否则下步工作(加工润色)不好开展!
四、加工润色。
首先说加工。通过前面几个步骤后,现在你的每个提纲下面,都罗列了许多资料。你所写的材料,已经初现雏形了,但它们是杂乱无章的。现在抛开范本,认真细读你刚刚所“抄”出来的材料,将杂乱无章的资料进行整理,该放前面的放前面,该放后面的放后面,相同内容的资料选取当中,你觉得好点的,也可以综合采用。觉得不好,用不上的一律删除。
其次是润色。这是最关键的环节。在基本内容确定以后,再进行一次通读,在一个标题下的材料,要加一些过度性的话,如:为了……,采取了以下措施,等等。下面用首先、其次,或者是第一、第二等过度词(这个词语的名称是我刚刚取滴)分成几小点,将资料的排列顺序,再进行调整,让它们“对号入座”。最后,修改错别字和一些不大通顺的地方,把里面所涉及的数字填上,一篇大作就宣告完成了。


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