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公文之“三式六招”——办公室能力





来源:网络整理 作者:韩淑华 2017-11-06 14:57 浏览量: 打印本页 条评论


 

机关文稿在日常工作中常见、常用,但有时我们拿到写稿任务后,偶尔会有下不了手的感觉。作为一名长期从事办公室工作的机关干部,笔者结合平时实践经验,就机关文稿写作的方法技巧归纳了一些心得体会,在此和大家共享。
一、日常备足“料”
1.随时有“意”。
要提升随时留心的注意能力。从事机关文稿写作的同志,平时要养成较强的注意能力,比如撰写讲话稿,一定要细心留意领导在安排部署时的“陈述”,这些内容,是他们经过深思熟虑后,形成的思路与想法,是很好的写作“原料”。
拓宽业务涉及面。机关文稿涉及的范围,往往较广,而其撰写者大都在办公室工作,这就要求我们平时广泛了解各环节工作,尽心熟知与掌握所涉及的各方面业务知识,做到“知己知彼,百战不殆”。
要养成随手记录的习惯。看书读报、看材料时,遇到觉得有用的内容随手摘抄记录,长期坚持,可以积累各类素材,在自己动笔写材料时,说不定就有内容可以用得上。单位一位从事文稿写作的同事,工作十几年来,笔记记了一大摞,各方面政策理论,随口即能说来,各种所需素材信手拈来,文章写得好,还练就一手好字,可谓一举两得。
2.经常充“电”。
养成持之以恒的学习习惯。在当今新媒体发达的时代,人们分给书面学习的时间“份额”逐渐消减,但作为机关干部,特别是从事文稿写作的机关干部,一定要坚持学习,党和国家的方针政策要细学深学,各级领导讲话,特别是中央领导同志的讲话要细学深学,各级会议精神要细学深学,通过学习不断提高思想政治水平,夯实理论基础。
熟练掌握机关文稿写作的基础知识。各类关于文稿写作的书籍层出不穷,我们要选择较有权威、正规出版的相关书籍悉心研读,结合实践提高写作技巧。北宋欧阳修的寓言《卖油翁》中卖油翁酌油的故事告诉我们,所有技能,都能通过长期反复苦练而达到熟能生巧之境。平时常学习、“充足电”,熟知各类文稿写作的体裁应用,下笔时即能轻松驾驭所写文稿。
向实践取“经”。农村有民谚云:“仓中有粮,心中不慌”。从事机关文稿写作的同志,要走“群众路线”,走出机关融入基层,扎实掌握基层情况,认真学习基层经验;同时要经常向有经验的老同志请教学习,多读多分析报纸杂志上刊登的优秀机关文稿,从“他山之石”中汲取经验。
二、下笔调好“音”
3.写稿前“量体裁衣”。
要准确定位所写文稿的文种。文稿的种类很多,首先要明确文稿要用什么文种,采用什么格式,要注意哪些行文规则。
要搭好框架结构。一篇好的机关文稿,要逻辑缜密,主次分明,轻重得当,结构平衡。因此,思路框架很重要,预先把思路框架搭好,标题层级、段落结构摆布合理,写起来才会得心应手、顺畅自如。
4.成稿后人人能“懂”。
篇幅要精。文集《之江心语》篇篇短小精悍,句句精辟到位。我们撰写机关文稿,也要抓住核心内容,留精去糟,篇幅得当,切忌以“长”论英雄。
内容要实。机关文稿不是诗歌小说,不是抒情散文,在撰写时要有一说一,有二说二,不编不造,不夸张失实,要做到思想明朗,内容明了,不能“犹抱琵琶半遮面”。
要把握好“度”。机关文稿要从更高的层次把握和指导工作,比如某部门工作实施方案或年度工作计划等文稿,其作用是指导本部门、下属机关部门或基层单位干什么,让人家看了后要知道怎么干,因此在写作时要掌握好高度、落得到实处。
三、出稿把好关
5.送审前“众说纷纭”。
一篇机关文稿,往往涉及一个机关的几个部门,因此该文稿由一个部门或某一名同志草拟后,要专门组织相关人员讨论修改,即我们日常所说的“通材料”。各人提出不同意见建议,而后修改、再议,最终定稿。一般有“读、听、议、评、改、通”六个步骤:——负责主笔的同志“读”初稿;——参与讨论的同志边“听”边挑不足,找问题,想建议;——听完后大家分别“议”,提出意见建议,内容包括遣词造句、标点符号等文法错误,也包括文稿的思路框架、内容补充等;——具体牵头负责的领导同志集中“评”,给出综合修改意见;——评议结束后,主笔的同志按照综合意见“改”——改完后再“通”,参与修改者基本没有意见分歧时,再确定定稿送审。
这样的文稿问题考虑比较全面,最终定稿后的瑕疵也少,质量远远高于一个人单打独斗拿出来的文稿。
6.审核时“火眼金睛”。
核稿时精确到“细枝末叶”。任何一篇文稿在核稿这个环节都很重要,我们所撰写的文稿即将“面世”去行使它的使命、发挥它的作用,因此不论是思想政治和理论依据、作用实效等内容,还是标点字句、标题与正文字体、结尾落款等细节,任何失误,都不能放过。
四、签发者“审慎定音”。
一篇文稿到了这个环节,即将大功告成,但这是与“责任”挂钩的环节,因此,签发者在落签时要慎重下笔,必须将文稿内容综合分析评判后,才能签发。因为签发者是具体负责人,这个环节有时也会“迸发思想火花”,提出更具高度的修改指导意见。对撰写者而言,签发者高屋建瓴地指导,会让他的写作水平,得到进一步提高。
五、付印后记得“回头看”。
在文稿交付打印前,往往会再次进行电脑排版,这个环节也不容忽视。工作中常有这样的现象:付印前校对没有错误,印出来之后却会出现漏字、标点符号缺失或回行空格错误等细节上的失误,这即是进行再次排版时出现的问题。为避免这类失误,一定要在排版打印后再次校核,这样才能确保我们的文稿完美“出笼”。


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